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特殊载体档案管理
来源:数字档案管理  更新时间:2018-1-3
特殊载体的种类:磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。 

  


1、磁带档案:可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类 。 


2、磁盘档案:磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。



3、胶片档案:胶片档案是利用胶片上的感光材料,把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。



4、照片档案: 

(1)、普通照片:是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的,主要由底片、照片及文字说明构成。 

(2)、数码照片:数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的,以数码形式存储于磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的静态图像文件。 


5、光盘档案:光盘(CD、VCD、DVD)是一种光学存储器,激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。


6、实物档案:包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。  




第二部分

特殊载体的整理方法




一 、传统照片档案整理


(一) 照片档案整理依据

2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。

(二)照片档案的分类

照片档案分为传统照片档案和数码照片档案,传统照片档案又分为底片档案和照片档案。


(三)照片档案的作用

1、历史记录的真实见证。

   

2、维护单位利益的旁证。 

   

3、为其它种类档案提供印证。

  

4、为新闻报道提供服务。   


5、为利用者提供艺术享受。


(四)照片档案的收集范围

1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。


2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 


3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。


4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。


5、其他具有保存价值的照片。


(五)照片档案的收集归档

1、归档时间:随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。


2、归档要求:照片、说明二者齐全;照片影像相符;注意画面形象;反映同一主题若干张照应选有代表性的照片归档;具有保存价值的照片要定期归档。

(六)照片档案的整理原则

 应遵循有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管、有利于提供利用的原则。


(七)照片档案档案整理


照片分类、照片排列、照片编号  照片装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编制照片档案案卷目录。 


1、照片分类:照片的分类有两种方法:保管期限-专题-年度;保管期限-年度-专题。


2、照片排列:按照片拍摄时间先后顺序排列。


3、照片编号:照片编号采取两段式   照片册号——编号  如:14—5表示第14本照片册中的第5张照片 


4、照片装册:照片册由297㎜×210㎜大小、纸质的若干芯页和封面、内封、封底组成。照片要按照照片号顺序依次固定在照片册芯页上。 


 5、编写文字说明:照片的文字说明由总说明和分说明两部分组成。总说明主要包括六要素:事由、时间、地点、人物、背景、摄影

者。它是具体反映这组照片的说明。分说明是指每一张照片的说明,其位置在照片册芯页上每一张照片旁边。


 ① 事由:指照片影像所反映事件、事件的情由; 

 ② 时间:指拍摄时间或事件发生、事物变化所产生的时间;

 ③ 地点:指被拍摄物所在具体地点; 

 ④ 人物:指照片影像上主要人物的姓名,身份以及在照片中的位置; 

 ⑤ 背景:指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景; 

 ⑥ 摄影者:指照片的拍摄单位和拍摄人; 

 ⑦ 参见号:即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号、案卷号或盒号等。 

 ⑧ 对组联号的特别说明:对反映一个事件或一次活动的,两张以上的照片,需在小卡片左上角编制组联号,组联号依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联号相同。如册内只有一组照片,其他均为散片时,只需对这组照片编号。注意:组联号不宜越册。


 6、编制卷内目录 

卷内目录是对每张照片编制目录,其要求是:要先编制每组照片的目录(总说明),再在每组照片目录下面编制每张照片的目录(分说明)。包括:照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、底片所在卷号页号底片号、备注等栏目。


 7、填写照片册内容:包括填写照片册内封面、填写照片册内备考表、填写照片册册脊三方面内容。


8、编制照片档案案卷目录:照片档案案卷目录的项目包括: 

 ① 案卷号:照片册的号码;  

 ② 题名:照片册的案卷标题(总说明汇总);

 ③ 起止年月:照片形成的起止时间;  

 ④ 照片张数:照片的数量;

 ⑤保管期限:照片的保管年限;  

 ⑥ 备注:著录各项目中需要解释和补充说明的事项;



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